Datenbanken

Ein typischer User von Microsoft Excel wird sich fragen, warum man eigentlich eine Datenbank statt einer Tabellenkalkulation nutzen sollte. Schauen wir uns deswegen ein Beispiel an: Will man für Grundstücke jeweils den Ort und den oder die Eigentümer speichern, könnte man ja in Excel einfach eine Liste aufbauen:

    A B C D E F
1  Nr  Ort Grundstück Eigentümer1 Eigentümer2 Eigentümer3
2 1 Frankfurt a.M. Paulsplatz 20 H. Mayer, Berliner Str. 1, Hamburg Anja Mayer, Berliner Str. 1, Hamburg  
3 2. Frankfurt Waldstr. 1a Horst Mayer, Berliner Straße 1   Anja Mayer
4 3 Hauptstr. 1 Dresden Fischer, Rolf, Schulstr. 17, 10001 Berlin - keine - - keine -
5 2 Dresden Hauptstr. 1 Rolf Fischer, Schulstr. 17, Berlin    

Schon diese wenigen Zeilen zeigen einige Schwierigkeiten bei der Verwaltung von Daten mit Excel:

Hier liegen die Vorteile einer Datenbank wie Microsoft Access: Uneinheitliche Schreibweisen, unvollständige Daten und Duplikate können ohne Programmieraufwand vermieden werden, da die Datenbank dies selbständig überwacht. Einige Anzeichen dafür, wann eine Tabellenkalkulation nicht mehr sinnvoll ist, sind:

Nach einer sehr persönlichen Richtlinie ist Excel geeignet, solange man alle Daten eines Tabellenblattes auf dem Bildschirm sehen kann. Nur Listen sollten man nach unten, aber nicht zur Seite scrollen müssen.

Umgekehrt gibt es auch bei Microsoft Access Grenzen - die leider von professionellen Datenbankentwicklern manchmal viel zu eng gezogen werden. Dabei wird oft übersehen, dass Access eine Lücke füllt, die zwischen Tabellenkalkulationen und sehr großen Datenbankanwendungen wie beispielsweise dem Microsoft SQL-Server liegt.