Normalisierte Daten sind in aller Regel für Menschen schwierig zu lesen. So steht z. B. in unserer Ortstabelle zu jedem Ort nur die Nummer „seines“ Bundeslandes, aber normalerweise wird man als Mensch nicht die Nummer auswendig kennen, sondern erwartet den Namen. Hier kommen Abfragen ins Spiel: Während in Tabellen Daten gespeichert werden, sind Abfragen für die Darstellung und Weiterverarbeitung der Daten zuständig.
Führt man eine Abfrage aus, sieht ein Betrachter keinen Unterschied zu einer Tabelle. Aber eine Abfrage speichert keine Daten, sondern sie bezieht ihre Daten aus einer oder mehreren Tabellen. Trotzdem kann man in aller Regel in einer Abfrage Daten eingeben und ändern. Das wird dann in der zugrunde liegenden Tabelle gespeichert. Falls Access nicht wissen kann, in welchem Datensatz genau die Daten gespeichert werden sollen, ist die Dateneingabe dagegen automatisch gesperrt.
Relationale Datenbanken wie Microsoft Access nutzen für Abfragen die Abfragesprache SQL (Structured Query Language). Mit Microsoft Access kann man Abfragen komfortabel über eine grafische Oberfläche generieren, ohne sich mit SQL beschäftigen zu müssen. Wer mit SQL vertraut ist, kann natürlich auch in Access mit SQL arbeiten, oder beide Arbeitsweisen mischen.
SQL-Code Anzeigefenster
Im Folgenden erstellen wir Abfragen nur in der Entwurfsansicht. Rein informativ wird auch der jeweilige SQL-Code gezeigt, allerdings ohne näher darauf einzugehen. Wer sich noch tiefer mit SQL beschäftigen möchte, kann so einen ersten Eindruck erhalten, kommt aber irgendwann um den Kauf eines Fachbuchs nicht herum.
Hier wird im Übrigen eine vereinfachte und besser lesbare Fassung des SQL-Codes verwendet als der Code, den Microsoft Access automatisch generierte. Access legt nämlich im Zweifel lieber etwas mehr Text an. Dadurch wird die Abfrage aber weder besser noch schlechter, schneller oder langsamer als der im Tutorial gezeigte Code.