Tipps & Tricks zu Tabellen

Zu Tabellen noch ein paar allgemeine, unzusammenhängende Tipps und Tricks. Einiges davon geht ein wenig über das Tutorial hinaus.

Üblicherweise sollte eine Microsoft-Access-Datenbank aus zwei Dateien bestehen: Einer Backend-Datei mit den Tabellen und Beziehungen, und einer Frontend-Datei mit den übrigen Objekten. Wenn man die Anwendung später einmal weiterentwickelt, betrifft das selten das Backend. Ist eine neue Version fertig, wird nur die Frontend-Datei ersetzt; die Daten stehen weiter zur Verfügung. In einer Mehrbenutzerumgebung bekommt jeder Benutzer eine Kopie des Frontends, dadurch wird die Anwendung schneller.

Autowert ist für interne Zwecke wie z. B. als Primärschlüsselfeld sinnvoll, aber selten geeignet, um ihn dem Benutzer zu zeigen. Wenn man nämlich das Anlegen eines neuen Datensatzes abbricht, so wurde dafür schon eine Nummer angelegt, die nicht ohne weiteres wieder verwendet werden kann. Es kann also zu Lücken in der Nummerierung kommen.

Der Datentyp OLE-Objekt existiert eher aus Gründen der Abwärtskompatibilität mit älteren Versionen und ist nicht allzu performant. Der Datentyp Anlage ist effektiver - hat aber seine eigenen Tücken, weil in einem einzigen Anlagefeld beliebig viele Dateien gespeichert werden können. Intern wird dazu eine weitere, versteckte Tabelle angelegt.

Die Datentypen Nachschlagefeld und Berechnet sind überflüssig, entsprechen nicht der Datenbanklehre und sollten daher niemals verwendet werden.

Tabellenfelder sollte man nicht formatieren. Die Formatierung erfolgt erst später in den Formularen und Berichten.

Tabellen sollten stets mindestens zwei Datumsfelder mit „Metadaten“ enthalten: Eines, mit dem Zeitpunkt, an dem der Datensatz angelegt wurde, und eines mit dem Zeitpunkt der letzten Änderung. In Mehrbenutzerumgebungen sollte es auch dazu korrespondierende Felder geben, in denen zugleich der jeweilige User notiert wird.

In den seltensten Fällen sollten Datensätze wirklich physisch gelöscht werden. Statt dessen wird in einem Datumsfeld der Zeitpunkt der „Löschung“ gespeichert. Datensätze mit einem Wert in diesem Feld gelten als gelöscht. In einer Mehrbenutzerumgebung sollte es ein dazu korrespondierendes Feld geben, in dem zugleich der jeweilige User notiert wird.