Aufbau einer Tabelle

Eine Datenbanktabelle besteht aus Feldern und Datensätzen (und nicht etwa aus „Spalten“ und „Zeilen“, wie man das z. B. von Excel kennt). Bevor in einer Tabelle der erste Datensatz eingegeben werden kann, müssen erst die Felder der Tabelle definiert werden.

In älteren Accessversionen werden neue Tabellen und auch die anderen Arten von Datenbankobjekten mit Neu erstellt, in neueren Versionen passiert das im Menüband „Erstellen“. Das sollte im EntwurfTabellenentwurf passieren. Anfängern helfen Assistenten, Vorlagen oder sonstige Automatismen nämlich nicht, die Funktionsweise einer Datenbank zu erlernen. Hat man eine Tabelle schon angelegt und geöffnet, kann man über das Menü oder per Rechtsklick zwischen der Entwurfsansicht und der Datenblattansicht wechseln.

Tabelle1
  Feldname Felddatentyp Beschreibung
txtNachname Text  
       

In der Entwurfsansicht legt man neue Felder an, indem man in der Spalte „Feldname“ einen Namen einträgt und einen Felddatentyp auswählt. In Felder eines bestimmten Felddatentyps können nur Werte diesen Typs eingetragen werden. Hier die wichtigsten Felddatentypen im Überblick:

Felddatentypen
TypGrößeErläuterung
Textmax 255 Zeichenfür Fließtexte
Zahlsiehe untenspeichert Zahlen. Siehe unten: Feldgrößen für Zahlenfelder
Autowert4 Bytefüllt das Feld automatisch mit Ganzzahlen
Währung8 Bytefür Geldbeträge
Ja/Nein1 Bitwird auch „Boolean“ genannt
Datum/Uhrzeit 8 ByteIntern wird „Datum“ als Ganzzahl, „Uhrzeit“ als Nachkommastelle gespeichert
Tabelle1
txtNachname  
 

Jetzt könnte man die Tabelle auch schon speichern, in die Datenblattansicht wechseln und Daten erfassen. Üblicherweise nimmt man aber für jedes Feld noch im unteren Teil des Entwurfsfensters weitere Einstellungen zu Feldeigenschaften vor. Wichtig ist hierbei Eingabe erforderlich, womit man bestimmt, ob ein Feld zwingend gefüllt sein muss. Gelegentlich ist auch eine Gültigkeitsregel sinnvoll, um z. B. festzulegen, dass ein Text in einem Textfeld eine bestimmte Länge haben muss.

Für den Felddatentyp Zahl ist die Einstellung zu Feldgröße besonders wichtig: Zahlen können natürliche Zahlen sein oder Nachkommastellen haben. Da eine Datenbank große Datenmengen mit möglichst wenig Speicherplatz und möglichst schnell verwalten soll, muss der Programmierer entscheiden, wie Zahlen gespeichert werden. Hier die wichtigsten Feldgrößen im Überblick:

Feldgrößen für Zahlenfelder
TypGrößeErläuterung
Byte1 ByteGanzzahlen von 0 bis 255
Long Integer4 ByteGanzzahlen von -2.147.483.648 bis 2.147.483.647
Double8 ByteFließkommazahlen
Dezimal12 ByteFließkommazahlen mit bis zu 28 Nachkommastellen mit hoher Genauigkeit