Objekte in Microsoft Access

Nach dem Starten von Microsoft Access kann man entweder eine vorhandene Datei öffnen oder eine neue Datenbank erstellen (Datei/Neu und dann Leere Datenbank anlegen). Je nach Accessversion und -einstellung kann es so aussehen, als hätte man gleich nach dem Starten eine fertige Tabelle, in die man schon Daten eingeben kann - ähnlich wie in Excel. Davon ist allerdings abzuraten. In der Praxis sollte man Access erst starten, wenn man weiß, wie die Datenstruktur aussehen soll, und dann legt man erst einmal die Struktur an.

Eine Datenbank setzt sich aus verschiedenen Arten von Objekten zusammen. In Access können alle Datenbankobjekte in einer einzigen Datei gespeichert werden. Es wird zwischen folgenden Arten von Datenbankobjekten unterschieden:

Tabellen
Abfragen
Formulare
Berichte
Makros
Module

Die Datenbankobjekte bauen ca. in dieser Reihenfolge logisch aufeinander auf und werden auch so in der Navigationsleiste (Versionen vor 2007: Datenbankfenster) dargestellt.

In Tabellen werden die eigentlichen Daten gespeichert. Man kann sich das fürs Erste vorstellen wie mehrere Tabellenblätter einer Tabellenkalkulation, die jeweils Listen enthalten. In Abfragen werden diese Daten dann ausgewertet, also z. B. gefiltert, zusammengeführt und damit gerechnet.

Tabellen und Abfragen sind eigentlich nur für den Datenbankentwickler gedacht. Die Daten sehen dort noch aus wie in einer Tabellenkalkulation. Der Anwender sollte dagegen nur Formulare sehen. Dort erfolgt, optisch eventuell hübsch aufbereitet, die Datenerfassung und Auswertung. Berichte funktionieren ganz ähnlich und dienen dem Ausdruck auf Papier.

Makros und Module dienen der Automatisierung und Programmierung der Datenbank. Dabei bieten Access-Makros einen rudimentären Befehlssatz, um verschiedene Aktionen automatisiert laufen zu lassen. Unter Modulen versteht man die mächtige Programmiersprache Visual Basic für Applikationen (VBA), die in allen Microsoft Office Programmen eingebaut ist und sehr viel weitergehende Möglichkeiten als Makros bietet. Auf VBA wird hier im Access-Tutorial nicht näher eingegangen, dafür gibt es das eigenständige VBA-Tutorial.